会议室 学术报告厅 体育馆使用管理办法
会议室 学术报告厅 体育馆使用管理办法
为了使学院会议室、学术报告厅、体育馆（以下统称场馆）的使用管理科学化、规范化，以确保学院各类会议会务、学术活动、校园文化活动的正常开展，结合学院实际，制定本办法。
一、管理体制及职责
学院会议室、学术报告厅、体育馆等场馆由后勤保障处统一管理，下设综合管理组负责日常事务管理，职责如下：
1、负责学院各类会议、学术报告、专题讲座及外事接待等活动的场馆布置及桌椅、器具等设施摆放指导；负责重要会议的茶水供应及接待服务等工作。
2、负责场馆电源、电器等设施的管理、维护和使用指导；负责场馆灯光、音响、投影等多媒体设备的管理、维护和使用指导等工作。
3、负责安排场馆日常卫生工作；负责安排定期检修设施设备等工作。
4、完成领导交办的其他工作。
二、使用具体要求
1、按照“谁使用，谁负责”的原则，使用单位在使用场馆时，要保证良好的使用秩序，自觉爱护场馆的设施设备。对多媒体设备的使用应由使用单位安排专人负责（广播台技术部工作人员主要负责），其他人员不得擅自操作设备，后勤综合管理组提供技术支持与指导。使用单位在使用期间需自行准备会务用品，会议活动结束后，应将场馆恢复原貌，并办理好交接手续。
2、按照“申请优先，兼顾重点”的原则，严格履行审批手续。申请使用单位应至少提前一个工作日，且预借时间不超过五个工作日，按要求填写《场馆使用申请表》，报相关领导审批，交予后勤综合管理组，根据领导审批意见及申请时间顺序统筹安排。如各单位已审批登记的活动与学院临时安排的重要活动发生冲突，则优先安排学院活动。
3、办理使用手续后需要变更或取消使用计划的，须在预约使用日前一天通知后勤综合管理组。若因未履行审批手续或提交不及时、不明确而造成延误会议活动等后果，由使用单位负责。
4、未经后勤综合管理组同意，任何使用单位或个人不得在场馆内随意悬挂或张贴横幅标语，不得随意变动室内的摆放格局和私接电器、电线；如经允许在场馆指定位置悬挂张贴横幅标语，也严禁使用双面胶(海绵胶、封箱胶布等)粘贴或用铁钉打孔
5、因客观原因，活动内容或时间有所变动，场馆使用单位需及时向后勤综合管理组通报，视情况调整并决定是否重新履行审批手续。一经发现实际活动与申报活动不符，后勤综合管理组有权随时终止活动，并追究使用单位责任。
6、使用单位要严格控制入场人数，不得超过场馆设计容量。重要活动或关注度较高的活动需自制门票，凭票入场。
7、活动结束后，管理人员及时会同使用单位清点场馆使用设施、器具的完好情况，检查场馆的电源、门窗及卫生状况，并做好详细的使用记录。
8、场馆原则上只限学院会议活动使用，一般不予外借。特殊情况，需经后勤保障处同意，报分管后勤院领导批准后方可使用，并服从后勤综合管理组的管理。
三、使用范围
1．知远楼201会议室：容纳60人，主要用于院领导主持召开的分管部门工作会、中层干部会等相关会议。
2、学术交流中心202弘智厅：容纳180人，主要用于学院承办或组织召开的各类会议，学术报告、专题讲座等学术交流活动。
3．学术交流中心302弘文厅：容纳180人，主要用于继续教育学院承办的各类培训会等相关活动；学院承办或组织召开的各类会议，学术报告、专题讲座等学术交流活动。
4、学术交流中心201弘德厅：容纳450人，主要用于学院承办或组织召开全校性重要会议，高规格学术报告、专题讲座等学术交流活动。
5、知真楼218教室：容纳252人，主要用于承办或组织召开重要会议，学术报告、专题讲座等学术交流活动。
6、知真楼318教室：容纳252人，主要用于承办或组织召开重要会议，学术报告、专题讲座等学术交流活动。
注：学术报告厅是学院举行学术报告、专题讲座及大型会议活动的重要场所，原则上不接受其他活动。校内各单位举办的会议活动，以及学生组织举办的学生活动原则上不允许使用学术报告厅，特殊情况确需使用的，需报分管院领导批准，并服从后勤综合管理组的管理。
7、体育馆：容纳1200—2400人，主要用于承办学院各类大型典礼、大型文艺体育活动及重大庆祝纪念活动，原则上不进行日常体育教学活动。
四、使用公约
（一）会议室公约
1、爱护各项公共设施，损坏公物，照价赔偿。
2、严禁在桌椅或墙壁上乱涂乱画，张贴纸条、气球等物品。
3、保持清洁，禁止吸烟、吐痰，禁止携带食品、饮料入内。
4、保持公共秩序，出入文明有序，不得拥挤起哄。
5、不得随意搬动设施；若经许可，使用后应恢复原位。
6、会议活动举行期间，与会者应将通讯设备关闭或设置为静音状态。
7、非参加会议人员，未经许可不得随意进入。
（二）学术报告厅公约
1、爱护各项公共设施，损坏公物，照价赔偿。
2、严禁在桌椅或墙壁上乱涂乱画，张贴纸条、气球等物品。
3、保持清洁，禁止吸烟、吐痰，禁止携带食品、饮料入内。
4、保持公共秩序，出入文明有序，不得拥挤起哄。
5、不得随意搬动物品；若经许可，使用后应恢复原位。
6、请自觉听从工作人员安排，未经许可不得进入控制室或使用电器设备。
7、会议活动举行期间，与会者应将通讯设备关闭或设置为静音状态。
8、非参加会议人员，未经许可不得随意进入。
（三）艺体中心公约
1、爱护各项公共设施，损坏公物，照价赔偿。
2、严禁在桌椅或墙壁上乱写乱画，张贴纸条、气球等物品。
3、保持清洁，禁止吸烟、吐痰，禁止携带食品、饮料入内。
4、保持公共秩序，出入文明有序，不得拥挤起哄。
5、不得随意搬动物品；若经许可，使用后应恢复原位。
6、请自觉听从工作人员安排，未经许可不得进入控制室或使用电器设备。
7、非参加会议人员，未经许可不得随意进入。
五、本管理办法自发布之日起执行。
附件：《湖北大学知行学院会议室报告厅 体育馆使用申请表》
湖北大学知行学院
后勤保障处
